会社の生産性を上げる「効率課長」


トランスワードが独自開発した、受注型ビジネス向け便利ツール


1. 日本の人口減少と高齢化が大きな問題


仕事の生産性向上が叫ばれる


日本の人口は2016年を境に減少に転じました。併せて高齢化が進んでおり、近い将来の高齢者福祉制度の崩壊が懸念されています。


政治家や多くの経済学者などは、この状況の中でも将来的に豊かで幸せな日本を作るためには仕事の効率化が欠かせない、と言っています。どういうことでしょうか?


税や社会福祉を提供する側の生産年齢人口が減り、受ける側の高齢者人口が増えるのですから、問題は深刻です。


これを打開するには働く人(生産年齢人口の人たち)の仕事の生産性を高め、収入を増やし、結果として多くの税金と社会保険料を納めてもらって予算のバランスを保とうという論法です。


2. 小さい会社は大きな会社より仕事の生産性が低い?


一般に大きな会社の従業員は小さな会社の従業員より給料は高い傾向があります。

これは大きな会社は小さな会社より概して仕事の効率が良く、生産性が高いからです。


私たち人間(ホモサピエンス)は太古の時代(石器時代)から集団で協力して働くという、優れた習性を持っていました。かつて我々のライバルであり、絶滅したネアンデルタール人とは異なる点です。


多くの人が一緒に仕事をすると、ある人が考え付いた優れたアイデアが全体に広がり、個人的にも会社的にも生産性が上がるのです。協力して働く人(社員)が多ければ多いほどこの傾向が強まります。


ですから「小さい会社は大きな会社より仕事の生産性が低い」のは全体の傾向としては真実のようです。


3. 小さな会社でも生産性を大きく上げることは可能


我々が働く翻訳業界のことを考えてみましょう。


ITとインターネットのおかげで我々翻訳者の仕事は随分と楽になり、生産性が高まりました。TRADOSを代表とする翻訳メモリツールも比較的安価に導入することができ、翻訳という仕事のレベルでは小さい会社も大きな会社も、そしてフリーランスの個人翻訳者も生産性はさして変わりません。


しかし、翻訳会社内でやっているのは翻訳作業だけではありません。顧客との打合せ、見積り、翻訳者の選定と手配、受注台帳・発注書の作成、納品のための準備作業、請求・納品書の作成と送付、各種帳票の整理と集計作業、給与計算、などの直接的にはお金を生まない仕事が多々あります。


このお金を生まない作業をいかに効率化するかが、実は会社としての生産性向上の鍵になります。

確かに大きな会社はここら辺のシステム・効率化が進んでいる傾向がありますが、小さな会社でも少し知恵を絞り、便利なツールを使えば生産性を大幅に上げることが可能です。


4. 「効率課長」で会社の生産性を上げる


一般的な翻訳会社内では、受注した翻訳業務に直接携わっている時間の割合は思ったより少ないのが現状でしょう。我社の社内データを参考にして、一般的な翻訳会社の受注業務比率を推定すると、50%程度だと思います。


受注業務比率とは、「全社員の労働時間に対する、実際に受注した仕事を進めるために費やした時間」のことです。


残りの50%程度は、営業活動、見積り作業、スケジュール調整作業、受発注管理業務、各種帳票作成・集計作業、請求関連作業、そして過去の情報を探す時間などです。


例えば、これら直接お金を生まない作業に費やす時間を効率化し、半分にしたとすると会社全体のコストは25%ダウンします。25%の効率化(生産性の向上)ができたことになります。


「効率課長」はこれを実現するためのツールです。


5. 生産性向上以外の「効率課長」のメリット


翻訳会社が顧客と良い関係を続けるには、顧客企業の絶対的な信頼を得なくてはなりません。たとえ自社担当者が交代しても、それまでの良いサービスの提供を続け、安心して仕事を任せてもらわなくてはなりません。


良いサービスを提供するには受注した仕事の品質・値段・スピードが一定以上の水準であり、完全な継続性があることです。


「効率課長」では過去の仕事に関する周辺情報はすべてデータベースに蓄積されており、簡単な操作で求める過去の情報を瞬時に画面表示しますので、良いサービスの継続性の維持に大きく貢献します。


「効率課長」にはさらに、コスト分析、利益分析の機能が標準で搭載されています。


翻訳関連の仕事のコストとは、あるプロジェクトに関して社外に支払われた外注費と、社内で費やした時間(かける時間単価)の合計です。


社外に支払われた費用は簡単に明確化できますが、社内で社員が費やした時間は厳密に管理していない会社が多いかもしれません。これを作業日報などで明らかにし、「効率課長」に入力すれば正確な社内コストが計算できます。この作業時間のデータは給与計算などに利用することもできます。


当社は今、翻訳会社の生産性を上げる、自社で独自開発した「効率課長」の販売にも力を入れています.

ぜひ一度ご覧ください。


効率課長を使った生産性向上(受注業務管理WEBシステム)

https://www.transwd.com/e_business/kouritsukacho.htm

翻訳会社トランスワード 社長のブログ

当社は広島を拠点にする、自動車を含む工業技術分野を得意にする翻訳会社です。 このブログでは1997年の創業から現在に至るまで、翻訳会社として良いサービス提供のために考えてきたこと、実行してきたことをまとめます。

0コメント

  • 1000 / 1000